Implementación de HubSpot e integración con sistemas académicos en educación superior.

Este proyecto se desarrolló en el contexto de una institución de educación superior universitaria, con presencia nacional, una oferta académica amplia y múltiples modalidades educativas (presencial, a distancia e híbrida), con procesos que abarcan tanto la captación de aspirantes como la gestión de estudiantes activos a lo largo de su trayectoria académica.

Desde el punto de vista institucional, el sistema opera bajo:

• Estructuras organizativas distribuidas (centros universitarios en distintas regiones).
• Normativas académicas específicas.
• Procesos administrativos regulados.
• Sistemas académicos preexistentes que concentran información crítica del alumno.

En este tipo de organizaciones, los sistemas tecnológicos no solo deben escalar en volumen, sino respetar reglas académicas, flujos no lineales y responsabilidades distribuidas entre múltiples áreas.

El proceso que presentaba mayores limitaciones era la gestión integrada del recorrido de aspirantes y estudiantes, especialmente en las etapas de admisión, contacto, seguimiento y atención posterior.

Funcionamiento previo

Antes de la intervención:

1. Las consultas ingresaban desde múltiples canales.
2. La información se distribuía entre distintos equipos y herramientas.
3. La personalización del seguimiento dependía en gran medida de acciones manuales.
4. El estado académico real del estudiante no siempre estaba disponible en los sistemas de relación.

Este enfoque funcionaba en escenarios de bajo volumen, pero no escalaba cuando:

• Aumentaba la cantidad de carreras y modalidades,
• Crecía la distribución territorial,
• Intervenían varias áreas en un mismo proceso de admisión,
• Se requería trazabilidad completa del ciclo de vida del estudiante.

Restricciones reales

El problema no podía resolverse simplemente “sumando un CRM” debido a:

• La existencia de un sistema académico (SIS) como fuente primaria de verdad,
• Flujos de admisión no lineales ni centralizados en una sola persona,
• Procesos que requieren segmentación por carrera, modalidad y región,
• La necesidad de automatizaciones condicionadas por reglas académicas específicas.

HubSpot como capa relacional integrada al sistema académico (SIS)

En este proyecto, Bitlogic implementó HubSpot como plataforma central de gestión de relaciones en educación superior, orientada a organizar, automatizar y centralizar los procesos vinculados a aspirantes y estudiantes activos, sin reemplazar al sistema académico institucional.

HubSpot fue utilizado como una capa relacional y operativa, mientras que el sistema académico (SIS) se mantuvo como la fuente de verdad para la información normativa, académica y administrativa. Esta separación permitió escalar procesos sin duplicar lógica académica ni comprometer el cumplimiento institucional.

Modelado de datos académicos con objetos personalizados

La implementación se basó en el modelo orientado a objetos de HubSpot. Además de los objetos nativos de la plataforma, Bitlogic diseñó e implementó objetos personalizados alineados con el dominio universitario, entre ellos:

1. Legajos académicos.
2. Centros de Atención Universitaria (CAU).
3. Entidades intermedias necesarias para representar relaciones entre estudiantes, carreras y sedes.

Este enfoque permitió representar la estructura real de la institución educativa dentro del CRM, evitando simplificaciones que suelen generar inconsistencias operativas en proyectos EdTech.

Automatización de procesos educativos mediante workflows y custom actions

Bitlogic configuró workflows en HubSpot como mecanismos de orquestación de procesos, no como repositorios de reglas académicas. Estas automatizaciones se utilizaron para:

• Coordinar estados intermedios del proceso de admisión,
• Ejecutar acciones operativas sobre contactos y objetos relacionados,
• Disparar integraciones con sistemas externos.

Cuando la complejidad de la lógica de negocio excedía las capacidades de los workflows estándar, se desarrollaron custom actions. Estas extensiones permitieron:

• Procesar reglas específicas del contexto educativo,
• Interactuar con APIs externas,
• Mantener la coherencia entre HubSpot y el sistema académico.

Integración entre HubSpot y el sistema académico (SIS)

Una de las decisiones técnicas centrales fue la integración bidireccional entre HubSpot y el sistema académico de la universidad. Esta integración permitió sincronizar información clave, como:

Carrera y modalidad, estado académico del estudiante, materias aprobadas, y situación administrativa.

Estos datos se utilizaron para habilitar automatizaciones contextuales y vistas operativas, sin trasladar la lógica normativa al CRM.

Extensiones de interfaz y soporte a la gestión estudiantil

Para mejorar la experiencia de los equipos institucionales, Bitlogic desarrolló custom cards dentro de HubSpot, que muestran información académica relevante directamente en la vista de cada contacto u objeto. Esto redujo la dependencia de múltiples sistemas para tareas operativas cotidianas.

Además, se implementaron funcionalidades de gestión de tickets para centralizar solicitudes y reclamos de estudiantes activos, como certificados o incidencias administrativas, manteniendo trazabilidad y tiempos de respuesta consistentes.

Componentes principales

• HubSpot CRM como sistema de gestión de relaciones.
• Sistema académico (SIS) como fuente de información académica.
• Servicios de integración desarrollados para lógica compleja.
• Proveedores externos de mensajería y contacto.

Modelado de datos

Se utilizaron:

• objetos nativos: contactos, negocios, tickets,
• objetos personalizados: legajos, centros universitarios, entidades académicas.

Este modelado permitió representar conceptos propios del dominio educativo sin forzar estructuras genéricas.

Flujos de información

1. El aspirante completa un formulario.
2. Se crea o reactiva el contacto.
3. Se genera un negocio principal asociado al interés académico.
4. Se ejecutan procesos automáticos de limpieza y normalización.
5. Se crean negocios secundarios según reglas institucionales.
6. El estado académico se sincroniza desde el SIS cuando corresponde.

Automatizaciones

Se utilizaron workflows para:

• creación automática de entidades,
• normalización de datos,
• reactivación de contactos,
• disparo de integraciones externas.

Cuando la lógica superó las capacidades estándar, se implementaron Custom Actions.

Integraciones

• Sincronización con SIS para datos académicos.
• Registro de interacciones con bots y asesores.
• Envío de leads calificados a colas de contacto.
• Disparo de campañas de mensajería desde flujos académicos.

Resultados medibles

Los resultados observables se expresan en términos operativos:

1. Centralización de información
   • Unificación de datos de aspirantes y estudiantes en un único sistema relacional.
2. Reducción de procesos manuales
   • Automatización de creación de contactos y negocios.
   • Normalización automática de datos de entrada.
3. Mejor trazabilidad
   • Seguimiento completo del recorrido del aspirante.
   • Historial consolidado de interacciones y estados.
4. Mejor capacidad analítica
   • Visualización de etapas del embudo.
   • Identificación de puntos de abandono.
   • Relación entre interés académico y conversión.

Aprendizajes clave para proyectos EdTech similares

Qué volveríamos a hacer igual:

1. Usar un CRM como infraestructura relacional, no solo comercial.
2. Separar claramente:
   • fuente académica de verdad (SIS),
   • capa relacional (CRM),
   • lógica de integración.
3. Modelar explícitamente entidades académicas.

Qué depende del contexto institucional:

• La complejidad del admission process.
• El grado de descentralización académica.
• La madurez del sistema académico existente.

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