¿Cómo gestionar la planificación de exámenes universitarios?
El desafío de la gestión de exámenes académicos
La institución contaba con una aplicación muy antigua para la gestión de la planificación de exámenes. Con el paso del tiempo, el sistema había quedado obsoleto y no lograba acompañar los nuevos requerimientos del negocio.
Muchas funcionalidades clave no estaban disponibles para los usuarios finales y debían resolverse manualmente mediante scripts directos sobre la base de datos, ejecutados por el área de soporte. Esto no solo generaba cuellos de botella operativos, sino también riesgos y una fuerte dependencia técnica.
Además, la gestión de mesas de examen se encontraba fragmentada en varias aplicaciones, lo que hacía más compleja la administración y dificultaba la escalabilidad del sistema.
El objetivo del proyecto: modernizar la gestión del plan de exámenes
Rediseñar la planificación de exámenes desde cero, creando una aplicación moderna, configurable y preparada para adaptarse a futuros cambios sin necesidad de modificar el código.
La solución debía simplificar la gestión de mesas de examen, soportar instancias presenciales y virtuales, integrarse con el portal del estudiante, plataforma de carga de notas y la plataforma de exámenes, mantener la compatibilidad con la base de datos existente y permitir escalar funcionalmente sin incrementar la complejidad técnica.
La solución tecnológica para la gestión del plan de exámenes
Se desarrolló un nuevo planificador de exámenes basado en un modelo de configuración flexible. En lugar de definir cada mesa de forma rígida, la aplicación permite establecer reglas y configuraciones que luego validan y gobiernan la creación de las mesas.
Desde la aplicación, la institución puede definir reglas claras sobre modalidades de examen, materias, fechas y horarios, así como también la asignación de aulas y distribución de alumnos en instancias presenciales. Todo esto se gestiona de forma centralizada y flexible.
Todo el flujo está pensado para que las validaciones y reglas se definan por configuración, permitiendo que nuevos requerimientos se absorban sin desarrollo adicional.
Arquitectura y tecnologías
La solución fue desarrollada desde cero, manteniendo la base de datos original para asegurar retrocompatibilidad, aunque optimizando el modelo de datos.
La arquitectura se apoya en una base de datos Oracle, un backend desarrollado en Java con Spring Boot y un frontend en React. La infraestructura corre sobre AWS, incorporando servicios serverless y funciones Lambda para automatizar procesos y reemplazar tareas programadas tradicionales.
El sistema se integra tanto con el portal del estudiante, desde donde se realizan las inscripciones, como con la plataforma de exámenes utilizada para las evaluaciones virtuales.
El proceso de implementación del nuevo sistema de exámenes
Frente a la necesidad creciente y las limitaciones del sistema anterior, el equipo tomó la iniciativa de impulsar el desarrollo, trabajando en conjunto con los referentes del cliente para validar el enfoque y avanzar con la implementación.
El resultado fue una aplicación unificada, moderna y alineada con las necesidades reales de la gestión académica.
Resultados obtenidos en la gestión de la planificación de exámenes
La implementación permitió simplificar por completo la gestión de mesas de examen, eliminando procesos manuales y la dependencia del área de soporte. Se unificaron funcionalidades que antes estaban dispersas en múltiples aplicaciones y se logró que el equipo académico tenga autonomía para definir reglas y configuraciones desde el sistema. Además, la solución quedó preparada para escalar y adaptarse a nuevos requerimientos sin necesidad de cambios de código.
La solución fue puesta en producción recientemente y ya comenzó a utilizarse en los primeros turnos de exámenes, marcando un paso clave en la modernización del ecosistema académico.
Estamos diseñando la educación del futuro.
Hablemos ;)
